Мебельная компания "Юлис Дизайн" занимается продажей мебели под заказ (кухни, шкафы-купе и т.д.). 

Один салон в городе Белгород.

На портале работают 6 человек.

Тариф облачный: CRM+  

• Создание воронки для лидов и настройка стадий
• Создание трех направлений в сделках: Кухни, Шкафы-купе и Производство
• Создание воронки для сделок и настройка стадий
• Настройка карточек сущностей в CRM: создание пользовательских разделов и полей
• Обязательность заполнения полей в зависимости от стадий
• Настройка прав доступа в CRM
• Загрузка и настройка шаблонов коммерческих предложений и договоров в конструктор документов
• Интеграция с телефонией "Мои звонки"
• Подключение почтовых ящиков сотрудников
• Интеграция с Инстаграм комментариями
• Настройка роботов
• Обучение 

На момент начала внедрения Битрикс24 ещё не использовался . Поэтому начали с подбора тарифа. Мы предложили приобрести коммерческий тариф. Клиент остановил свой выбор на тарифе "CRM+" – оптимальное решение для автоматизации продаж в CRM и ведения проектов для небольших компаний до 6 сотрудников.

Решение: создана структура компании и сотрудники разнесены по отделам, проведено обучение по работе с внутренним мессенджером, работе в живой ленте и в блоке «Задачи и проекты».

Решение: менеджерам и дизайнерам поставлен запрет на удаление и импорт контактов, компаний, сделок и лидов в настройках прав доступа. Для взаимозаменяемости было решено оставить возможность видеть, создавать и редактировать контакты, компании, сделки и лиды свои и своего отдела.

Решение: был интегрирован сервис «Мои звонки». Приложение устанавливается на смартфон сотрудника. Не нужно подключать виртуальную телефонию и арендовать специально телефонные номера. Можно использовать обычный сотовый номер телефона от любого оператора связи. Из минусов, то что сервис работает только с телефонами на Android. 

Настроен коннектор с «Инстаграм комментариями». Также подключены почтовые ящики сотрудников к Битрикс24.

Все входящие обращения либо создают лид, либо прикрепляются к уже существующим лидам или сделкам. Есть возможность прослушать записи разговоров, прочитать переписку по почте или из «Инстаграм» непосредственно в карточке лида или сделки. Нет надобности переключаться между разными сервисами. Вся работа ведется в режиме «одного окна».

Решение: 

1.  Была создана воронка для обработки и квалификации лида со следующими статусами:

 
Не обработан – лид создан вручную, либо на основе интеграции с сайтом, телефонией, почтой, авито и ждет обработки
Лид квалифицирован – на этой стадии нужно провести квалификацию лида и сменить статус на один из нижеследующих

Клиент наш  - на эту стадию переводится лид который заинтересован в наших услугах. Далее робот создаст сделку + контакт в нужном направлении (кухни или шкафы). Если лид повторный, то создастся только сделка.
Качественный лид – клиент заинтересован в услугах компании и конвертируется в сделку
Некачественный лид – клиенту не нужно наше предложение, либо это спам, ошибся номером

 
2.  Были создана три воронки воронки в сделках:

• Кухни
• Шкафы-купе
• Производство

 В каждой воронке настроены свои пользовательские статусы.
На каждом этапе воронки пользователь должен выполнять понятные всем, заранее согласованные действия. Например, подготовить расчет, отправить расчет, назначить замер, подписать договор, взять предоплату, отдать в производство и т.д.

Решение:
1.  Были созданы пользовательские разделы: данные по кухням, данные клиента, данные по оплате, дата замера, детали отгрузки и производства, дата монтажа
2.  Созданы и настроены пользовательские поля: вид заказа, бюджет, материал, стиль, дизайн-макет, договор и т.д.

Решение: сделали заполнение значимых полей обязательным для заполнения при смене статуса сделки (Договор, Дизайн-макет, Причина проигрыша сделки и т.д.)

Решение: настроили необходимые поля в карточке сделки, прописали в шаблоны символьные коды из этих полей и загрузили документы в конструктор документов CRM. Настроили нумератор.

Решение: настроили роботов. 

Робот – это некий алгоритм, который выполняет одно действие в определенное время и в зависимости от условий.

Например, робот может сгенерировать КП, далее другой робот отправит письмо с КП на почту клиенту, следующий робот увидит открытие этого письма и прочтение КП клиентом и сменит статус сделки на «КП прочитано» и поставит задачу менеджеру связаться с клиентом.

Примеры роботов из данного кейса: 

уведомление ответственному при создании лида, автозадача при смене статуса обработать лид, квалифицировать лид, подготовить и отправить расчет, подписать договор и т.д., задача руководителю проверить корректность проигрыша лида или сделки, автоматическая генерация коммерческого предложения и договора, перенос сделки в направление "Производство", возврат из производства и т.д.  

Решение: проведено обучение в режиме онлайн по блокам CRM и Корпоративный портал. Запись обучения добавлена на общий диск портала и выведена в главное меню аккаунта.

Поставленные задачи внедрения Битрикс24 выполнены, а именно:

1. Создали структуру компании – сотрудники распределены по отделам.
2. Создали три направления в сделках: Кухни, Шкафы, Производство
3. Добавили стадии в воронку Лидов и Сделок – менеджерам удобно вести клиентов
4. Настроили карточки сущностей в CRM – данные по клиентам и сделкам содержат только нужные поля, помогающие менеджеру работать с информацией.
5. Настроили интеграцию с сервисом «Мои звонки» - все звонки фиксируются в системе, можно прослушать запись звонков.
6. Настроили права доступа в CRM – настроили права доступа для сотрудников к сущностям CRM для безопасной работы с данными клиентов и сделок.
7. Настроили роботов – виртуальные помощники помогают сотрудникам не забывать нужные дела и своевременно переводить сделки на следующую стадию..
8. Загрузили в CRM и настроили шаблоны документов – документы создаются в один клик, нужная информация подтягивается в документ.
9. Провели обучение по работе в Битрикс24. Теперь пользователи смогут работать самостоятельно в системе.