
Настройки Битрикс24 для сервисной компании "ОПС сервис"
Сервисная компания «ОПС сервис» занимается проектированием, монтажом и сервисным обслуживанием охранной, пожарной сигнализации, cистем оповещения и управления эвакуацией, систем контроля доступа и домофонии, систем охранного телевидения и видеонаблюдения, систем пожаротушения.
Сайт: ОПС сервис
Офис в городе Москва.
На портале работают 8 человек.
Тариф облачный: CRM+

Заказчик сам зарегистрировал портал в октябре 2016 г. Почти три года тестировал на бесплатной версии. Сам настроил интеграцию с формой заявки на сайте и с сервисом аналитики "Roistat". После этих тестов в сентябре 2019 года клиент обратился к нам для профессиональной настройки Битрикс24 и обучения персонала.
Основные задачи которые хотел решить заказчик:
- Исключить потери входящих заявок
- Сделать понятным и удобным процесс работы в CRM разных специалистов
- Автоматизировать рутину
- Получить разные отчеты для руководителя
Специфика бизнеса предполагает три основных этапа в работе: продажа, исполнение договора и сервисное обслуживание. На каждом этапе работают разные сотрудники. Поэтому нами было предложено разбить сделки на три разных направления: Продажа, Исполнение договоров и Обслуживание. Интегрировать телефонию "UIS" и почты сотрудников с CRM. Загрузить шаблоны договоров. Настроить роботов для автоматизации. Настроить необходимые отчеты.
На момент начала внедрения уже было настроено:
- Зарегистрирован портал, приглашены сотрудники
- Настроена интеграция с формой заявки на сайте
- Настроена интеграция с сервисом аналитики "Roistat"
- Настроена простейшая воронка в лидах и сделках
Были согласованы следующие шаги для внедрения CRM:
- Создание структуры компании
- Распределение сотрудников по отделам
- Создание воронки для лидов и настройка стадий
- Создание трех направлений в сделках: продажа, исполнение, сервис
- Создание воронки для сделок и настройка стадий
- Настройка карточек сущностей в CRM: создание пользовательских разделов и полей
- Обязательность заполнения полей в зависимости от стадий
- Настройка прав доступа в CRM
- Загрузка клиентской базы в CRM
- Загрузка и настройка шаблонов коммерческих предложений и договоров в конструктор документов
- Интеграция с телефонией "UIS"
- Подключение почтовых ящиков сотрудников
- Настройка роботов
- Обучение
Начало проекта
На момент начала внедрения в Битрикс24 использовалась бесплатная версия. Мы предложили приобрести коммерческий тариф "CRM+". Оптимальное решение для автоматизации продаж в CRM для небольших компаний до 6 сотрудников.
Ниже представлен список задач, которые нужно было решить:
Создать единое внутреннее инфополе для удобной коммуникации внутри компании и постановки задач
Решение: создана структура компании и сотрудники разнесены по отделам, проведено обучение по работе с внутренним мессенджером, работе в живой ленте и в блоке «Задачи и проекты».

Исключить утечку клиентской базы из CRM.
Решение: менеджерам поставлен запрет на удаление и импорт контактов, компаний, сделок и лидов в настройках прав доступа. Для взаимозаменяемости было решено оставить возможность видеть, создавать и редактировать все контакты, компании, сделки и лиды.

Исключить потери всех входящих обращений как от новых клиентов, так и от постоянных.
Решение: дополнительно к уже настроенной интеграции с сайтом, была интегрирована телефония «UIS». Также подключены почтовые ящики сотрудников к Битрикс24.
Результат после интеграций:
Все входящие обращения либо создают лид, либо прикрепляются к уже существующим лидам или сделкам. Есть возможность прослушать записи разговоров, прочитать переписку по почте непосредственно в карточке лида или сделки. Нет надобности переключаться между разными сервисами. Вся работа ведется в режиме «одного окна».


Настроить «правильную» с точки зрения построения продаж и понятную с точки зрения логики воронку
Решение:
1. Была создана воронка для обработки и квалификации лида со следующими статусами:
Не обработан – лид создан вручную, либо на основе интеграции с сайтом, телефонией, почтой, авито и ждет обработки
Лид квалифицирован – на этой стадии нужно провести квалификацию лида и сменить статус на один из нижеследующих
Качественный лид – клиент заинтересован в услугах компании и конвертируется в сделку
Некачественный лид – клиенту не нужно наше предложение, либо это спам, ошибся номером
2. Сделки были разбиты на три направления: продажа, исполнение и обслуживание
На каждом этапе воронки пользователь должен выполнять понятные всем, заранее согласованные действия. Например, подготовить расчет, отправить КП, подписать договор, закрыть на оплату.


У вас похожие задачи?
Хотите реализовать похожий кейс с адаптацией под Ваши бизнес процессы?
Оставьте заявку в форме ниже.
Создать возможность фиксации нужной информации в карточки лида, контакта, компании и сделки с учетом специфики данного бизнеса и непосредственно этой компании.
Решение:
Созданы и настроены пользовательские поля: вид услуг, смета, причина проигрыша и т.д.

Данные о сделке

Данные о заказе

Данные о заказе
Исключить возможность оставить важное поле в сделке незаполненным
Решение: сделали заполнение значимых полей обязательным для заполнения при смене статуса сделки (Договор, Причина проигрыша сделки и т.д.)

Загрузить клиентскую базу в Битрикс24
Решение: выгрузили базу из 1С в Excel, перенесли данные в заранее подготовленный шаблон из Битрикс24 в формате csv и загрузили в CRM. Отдельно для компаний, отдельно для контактов.

Дать возможность пользователям формировать коммерческие предложения и договора непосредственно из карточки сделки. Чтобы данные из сделки и реквизиты автоматически подставлялись в шаблоны документов.
Решение: настроили необходимые поля в карточке сделки, прописали в шаблоны символьные коды из этих полей и загрузили документы в конструктор документов CRM. Настроили нумератор.

Внедрить систему автоматической постановки задач и уведомлений сотрудникам и руководству. Автоматизировать рутинные процессы.
Решение: настроили роботов.
Робот – это некий алгоритм, который выполняет одно действие в определенное время и в зависимости от условий.
Например, робот может сгенерировать КП, далее другой робот отправит письмо с КП на почту клиенту, следующий робот увидит открытие этого письма и прочтение КП клиентом и сменит статус сделки на «КП прочитано» и поставит задачу менеджеру связаться с клиентом.
Примеры роботов из данного кейса:
уведомление ответственному при создании лида, автозадача при смене статуса обработать лид, квалифицировать лид, подготовить и отправить расчет, подписать договор и т.д., задача руководителю проверить корректность проигрыша лида или сделки, автоматическая генерация коммерческого предложения и договора и т.д.


У вас похожие задачи?
Хотите реализовать похожий кейс с адаптацией под Ваши бизнес процессы?
Оставьте заявку в форме ниже.
Обучить персонал работе в системе
Решение: проведено очное обучение в офисе клиента по блокам CRM и Корпоративный портал. Запись обучения добавлена на общий диск портала и выведена в главное меню аккаунта.

Итоги внедрения:
Поставленные задачи внедрения Битрикс24 выполнены, а именно:
- Создали структуру компании – сотрудники распределены по отделам.
- Создали три направления в сделках - теперь специалисты работают со своими задачами в своих направлениях сделок.
- Добавили стадии в воронку Лидов и Сделок – менеджерам удобно вести клиентов
- Настроили карточки сущностей в CRM – данные по клиентам и сделкам содержат только нужные поля, помогающие менеджеру работать с информацией.
- Настроили интеграцию с IP телефонией «UIS» - все звонки фиксируются в системе, можно прослушать запись звонков.
- Настроили права доступа в CRM – настроили права доступа для сотрудников к сущностям CRM для безопасной работы с данными клиентов и сделок.
- Настроили роботов – виртуальные помощники помогают сотрудникам не забывать нужные дела и своевременно переводить сделки на следующую стадию.
- Загрузили клиентскую базу – обращения от клиентов сразу распределяются на ответственных менеджеров, создаются лиды, нужного контрагента можно найти поиском.
- Загрузили в CRM и настроили шаблоны документов – документы создаются в один клик, нужная информация подтягивается в документ.
- Провели обучение по работе в Битрикс24. Теперь пользователи смогут работать самостоятельно в системе.
Если Вам нужно решить похожие задачи в своем бизнесе, перенести и адаптировать бизнес-процессы вашей компании в CRM, свяжитесь с нами любым удобным способом. Поможем с консультацией и оптимальным решением.
© 2020 Factern All right reserved.
ИП Гунин С.В. ОГРНИП: 315502700008730