Сервисная компания «ОПС сервис» занимается проектированием, монтажом и сервисным обслуживанием охранной, пожарной сигнализации, cистем оповещения и управления эвакуацией,  систем контроля доступа и домофонии, систем охранного телевидения и видеонаблюдения,  систем пожаротушения. 

Сайт: ОПС сервис

Офис в городе Москва.

На портале работают 8 человек.

Тариф облачный: CRM+  

• Зарегистрирован портал, приглашены сотрудники
• Настроена интеграция с формой заявки на сайте
• Настроена интеграция с сервисом аналитики "Roistat"
• Настроена простейшая воронка в лидах и сделках 

• Создание воронки для лидов и настройка стадий
• Создание трех направлений в сделках: продажа, исполнение, сервис
• Создание воронки для сделок и настройка стадий
• Настройка карточек сущностей в CRM: создание пользовательских разделов и полей
• Обязательность заполнения полей в зависимости от стадий
• Настройка прав доступа в CRM
• Загрузка клиентской базы в CRM
• Загрузка и настройка шаблонов коммерческих предложений и договоров в конструктор документов
• Интеграция с телефонией "UIS"
• Подключение почтовых ящиков сотрудников
• Настройка роботов
• Обучение 

На момент начала внедрения в Битрикс24 использовалась бесплатная версия. Мы предложили приобрести коммерческий тариф "CRM+". Оптимальное решение для автоматизации продаж в CRM для небольших компаний до 6 сотрудников.

Решение: создана структура компании и сотрудники разнесены по отделам, проведено обучение по работе с внутренним мессенджером, работе в живой ленте и в блоке «Задачи и проекты».

Решение: менеджерам поставлен запрет на удаление и импорт контактов, компаний, сделок и лидов в настройках прав доступа. Для взаимозаменяемости было решено оставить возможность видеть, создавать и редактировать все контакты, компании, сделки и лиды.

Решение: дополнительно к уже настроенной интеграции с сайтом, была интегрирована телефония «UIS». Также подключены почтовые ящики сотрудников к Битрикс24.

Все входящие обращения либо создают лид, либо прикрепляются к уже существующим лидам или сделкам. Есть возможность прослушать записи разговоров, прочитать переписку по почте непосредственно в карточке лида или сделки. Нет надобности переключаться между разными сервисами. Вся работа ведется в режиме «одного окна».

Решение: 

1.  Была создана воронка для обработки и квалификации лида со следующими статусами:
Не обработан – лид создан вручную, либо на основе интеграции с сайтом, телефонией, почтой, авито и ждет обработки
Лид квалифицирован – на этой стадии нужно провести квалификацию лида и сменить статус на один из нижеследующих
Качественный лид – клиент заинтересован в услугах компании и конвертируется в сделку
Некачественный лид – клиенту не нужно наше предложение, либо это спам, ошибся номером

 
2.  Сделки были разбиты на три направления: продажа, исполнение и обслуживание
На каждом этапе воронки пользователь должен выполнять понятные всем, заранее согласованные действия. Например, подготовить расчет, отправить КП, подписать договор, закрыть на оплату.

Решение:
Созданы и настроены пользовательские поля: вид услуг, смета, причина проигрыша и т.д.

Решение: сделали заполнение значимых полей обязательным для заполнения при смене статуса сделки (Договор, Причина проигрыша сделки и т.д.)

Решение: выгрузили базу из 1С в Excel, перенесли данные в заранее подготовленный шаблон из Битрикс24 в формате csv и загрузили в CRM. Отдельно для компаний, отдельно для контактов.

Решение: настроили необходимые поля в карточке сделки, прописали в шаблоны символьные коды из этих полей и загрузили документы в конструктор документов CRM. Настроили нумератор.

Решение: настроили роботов. 

Робот – это некий алгоритм, который выполняет одно действие в определенное время и в зависимости от условий.

Например, робот может сгенерировать КП, далее другой робот отправит письмо с КП на почту клиенту, следующий робот увидит открытие этого письма и прочтение КП клиентом и сменит статус сделки на «КП прочитано» и поставит задачу менеджеру связаться с клиентом.

Примеры роботов из данного кейса: 

уведомление ответственному при создании лида, автозадача при смене статуса обработать лид, квалифицировать лид, подготовить и отправить расчет, подписать договор и т.д., задача руководителю проверить корректность проигрыша лида или сделки, автоматическая генерация коммерческого предложения и договора и т.д.  

Решение: проведено очное обучение в офисе клиента по блокам CRM и Корпоративный портал. Запись обучения добавлена на общий диск портала и выведена в главное меню аккаунта.

Поставленные задачи внедрения Битрикс24 выполнены, а именно:

1. Создали структуру компании – сотрудники распределены по отделам.
2. Создали три направления в сделках - теперь специалисты работают со своими задачами в своих направлениях сделок.
3. Добавили стадии в воронку Лидов и Сделок – менеджерам удобно вести клиентов
4. Настроили карточки сущностей в CRM – данные по клиентам и сделкам содержат только нужные поля, помогающие менеджеру работать с информацией.
5. Настроили интеграцию с IP телефонией «UIS» - все звонки фиксируются в системе, можно прослушать запись звонков.
6. Настроили права доступа в CRM – настроили права доступа для сотрудников к сущностям CRM для безопасной работы с данными клиентов и сделок.
7. Настроили роботов – виртуальные помощники помогают сотрудникам не забывать нужные дела и своевременно переводить сделки на следующую стадию.
8. Загрузили клиентскую базу – обращения от клиентов сразу распределяются на ответственных менеджеров, создаются лиды, нужного контрагента можно найти поиском.
9. Загрузили в CRM и настроили шаблоны документов – документы создаются в один клик, нужная информация подтягивается в документ.
10. Провели обучение по работе в Битрикс24. Теперь пользователи смогут работать самостоятельно в системе.