Настройки Битрикс24
для сервисной компании "опс сервис"


Настройки Битрикс24 для сервисной компании "ОПС сервис"


Сервисная компания «ОПС сервис» занимается проектированием, монтажом и сервисным обслуживанием охранной, пожарной сигнализации, cистем оповещения и управления эвакуацией,  систем контроля доступа и домофонии, систем охранного телевидения и видеонаблюдения,  систем пожаротушения. 

Сайт: ОПС сервис

Офис в городе Москва.

На портале работают 8 человек.

Тариф облачный: CRM+  

Заказчик сам зарегистрировал портал в октябре 2016 г. Почти три года тестировал на бесплатной версии. Сам настроил интеграцию с формой заявки на сайте и с сервисом аналитики "Roistat". После этих тестов в сентябре 2019 года клиент обратился к нам для профессиональной настройки Битрикс24 и обучения персонала.

Основные задачи которые хотел решить заказчик:

  • Исключить потери входящих заявок
  • Сделать понятным и удобным процесс работы в CRM разных специалистов
  • Автоматизировать рутину
  • Получить разные отчеты для руководителя

Специфика бизнеса предполагает три основных этапа в работе: продажа, исполнение договора и сервисное обслуживание. На каждом этапе работают разные сотрудники. Поэтому нами было предложено разбить сделки на три разных направления: Продажа, Исполнение договоров и Обслуживание. Интегрировать телефонию "UIS" и почты сотрудников с CRM. Загрузить шаблоны договоров. Настроить роботов для автоматизации. Настроить необходимые отчеты.

На момент начала внедрения уже было настроено:



  • Зарегистрирован портал, приглашены сотрудники
  • Настроена интеграция с формой заявки на сайте
  • Настроена интеграция с сервисом аналитики "Roistat"
  • Настроена простейшая воронка в лидах и сделках 

Были согласованы следующие шаги для внедрения CRM:



  • Создание структуры компании
  • Распределение сотрудников по отделам  

  • Создание воронки для лидов и настройка стадий
  • Создание трех направлений в сделках: продажа, исполнение, сервис
  • Создание воронки для сделок и настройка стадий
  • Настройка карточек сущностей в CRM: создание пользовательских разделов и полей
  • Обязательность заполнения полей в зависимости от стадий
  • Настройка прав доступа в CRM
  • Загрузка клиентской базы в CRM
  • Загрузка и настройка шаблонов коммерческих предложений и договоров в конструктор документов
  • Интеграция с телефонией "UIS"
  • Подключение почтовых ящиков сотрудников
  • Настройка роботов
  • Обучение 

Начало проекта

На момент начала внедрения в Битрикс24 использовалась бесплатная версия. Мы предложили приобрести коммерческий тариф "CRM+". Оптимальное решение для автоматизации продаж в CRM для небольших компаний до 6 сотрудников.

Ниже представлен список задач, которые нужно было решить: 


Создать единое внутреннее инфополе для удобной коммуникации внутри компании и постановки задач

Решение: создана структура компании и сотрудники разнесены по отделам, проведено обучение по работе с внутренним мессенджером, работе в живой ленте и в блоке «Задачи и проекты».

Исключить утечку клиентской базы из CRM.

Решение: менеджерам поставлен запрет на удаление и импорт контактов, компаний, сделок и лидов в настройках прав доступа. Для взаимозаменяемости было решено оставить возможность видеть, создавать и редактировать все контакты, компании, сделки и лиды.

Исключить потери всех входящих обращений как от новых клиентов, так и от постоянных.

Решение: дополнительно к уже настроенной интеграции с сайтом, была интегрирована телефония «UIS». Также подключены почтовые ящики сотрудников к Битрикс24.

Результат после интеграций:

Все входящие обращения либо создают лид, либо прикрепляются к уже существующим лидам или сделкам. Есть возможность прослушать записи разговоров, прочитать переписку по почте непосредственно в карточке лида или сделки. Нет надобности переключаться между разными сервисами. Вся работа ведется в режиме «одного окна».

Настроить «правильную» с точки зрения построения продаж и понятную с точки зрения логики воронку 

Решение

1.  Была создана воронка для обработки и квалификации лида со следующими статусами:
Не обработан – лид создан вручную, либо на основе интеграции с сайтом, телефонией, почтой, авито и ждет обработки
Лид квалифицирован – на этой стадии нужно провести квалификацию лида и сменить статус на один из нижеследующих
Качественный лид – клиент заинтересован в услугах компании и конвертируется в сделку
Некачественный лид – клиенту не нужно наше предложение, либо это спам, ошибся номером

 
2.  Сделки были разбиты на три направления: продажа, исполнение и обслуживание
На каждом этапе воронки пользователь должен выполнять понятные всем, заранее согласованные действия. Например, подготовить расчет, отправить КП, подписать договор, закрыть на оплату.

У вас похожие задачи?

 Хотите реализовать похожий кейс с адаптацией под Ваши бизнес процессы?

Оставьте заявку в форме ниже.

Создать возможность фиксации нужной информации в карточки лида, контакта, компании и сделки с учетом специфики данного бизнеса и непосредственно этой компании. 

Решение:
Созданы и настроены пользовательские поля: вид услуг, смета, причина проигрыша и т.д.

Исключить возможность оставить важное поле в сделке незаполненным

Решение: сделали заполнение значимых полей обязательным для заполнения при смене статуса сделки (Договор, Причина проигрыша сделки и т.д.)

Загрузить клиентскую базу в Битрикс24

Решение: выгрузили базу из 1С в Excel, перенесли данные в заранее подготовленный шаблон из Битрикс24 в формате csv и загрузили в CRM. Отдельно для компаний, отдельно для контактов.

Дать возможность пользователям формировать коммерческие предложения и договора непосредственно из карточки сделки. Чтобы данные из сделки и реквизиты автоматически подставлялись в шаблоны документов.

Решение: настроили необходимые поля в карточке сделки, прописали в шаблоны символьные коды из этих полей и загрузили документы в конструктор документов CRM. Настроили нумератор.

Внедрить систему автоматической постановки задач и уведомлений сотрудникам и руководству. Автоматизировать рутинные процессы.

Решение: настроили роботов. 

Робот – это некий алгоритм, который выполняет одно действие в определенное время и в зависимости от условий.

Например, робот может сгенерировать КП, далее другой робот отправит письмо с КП на почту клиенту, следующий робот увидит открытие этого письма и прочтение КП клиентом и сменит статус сделки на «КП прочитано» и поставит задачу менеджеру связаться с клиентом.

Примеры роботов из данного кейса: 

уведомление ответственному при создании лида, автозадача при смене статуса обработать лид, квалифицировать лид, подготовить и отправить расчет, подписать договор и т.д., задача руководителю проверить корректность проигрыша лида или сделки, автоматическая генерация коммерческого предложения и договора и т.д.  

У вас похожие задачи?

 Хотите реализовать похожий кейс с адаптацией под Ваши бизнес процессы?

Оставьте заявку в форме ниже.

Обучить персонал работе в системе

Решение: проведено очное обучение в офисе клиента по блокам CRM и Корпоративный портал. Запись обучения добавлена на общий диск портала и выведена в главное меню аккаунта.

Итоги внедрения:

Поставленные задачи внедрения Битрикс24 выполнены, а именно:

 

  1. Создали структуру компании – сотрудники распределены по отделам.
  2. Создали три направления в сделках - теперь специалисты работают со своими задачами в своих направлениях сделок.
  3. Добавили стадии в воронку Лидов и Сделок – менеджерам удобно вести клиентов
  4. Настроили карточки сущностей в CRM – данные по клиентам и сделкам содержат только нужные поля, помогающие менеджеру работать с информацией.
  5. Настроили интеграцию с IP телефонией «UIS» - все звонки фиксируются в системе, можно прослушать запись звонков.
  6. Настроили права доступа в CRM – настроили права доступа для сотрудников к сущностям CRM для безопасной работы с данными клиентов и сделок.
  7. Настроили роботов – виртуальные помощники помогают сотрудникам не забывать нужные дела и своевременно переводить сделки на следующую стадию.
  8. Загрузили клиентскую базу – обращения от клиентов сразу распределяются на ответственных менеджеров, создаются лиды, нужного контрагента можно найти поиском.
  9. Загрузили в CRM и настроили шаблоны документов – документы создаются в один клик, нужная информация подтягивается в документ.
  10. Провели обучение по работе в Битрикс24. Теперь пользователи смогут работать самостоятельно в системе. 

Если Вам нужно решить похожие задачи в своем бизнесе, перенести и адаптировать бизнес-процессы вашей компании в CRM, свяжитесь с нами любым удобным способом. Поможем с консультацией и оптимальным решением.

CRM-форма появится здесь
Позвоните мне +79581117891
Напишите мне hello@factern.ru

На этом сайте используются файлы "coockie". Оставаясь на нем вы соглашаетесь с их использованием.
Согласие на обработку персональных данных


Cookie-файлы
Настройка cookie-файлов
Детальная информация о целях обработки данных и поставщиках, которые мы используем на наших сайтах
Аналитические Cookie-файлы Отключить все
Технические Cookie-файлы
Другие Cookie-файлы
Мы используем файлы Cookie для улучшения работы, персонализации и повышения удобства пользования нашим сайтом. Продолжая посещать сайт, вы соглашаетесь на использование нами файлов Cookie. Подробнее о нашей политике в отношении Cookie.
Подробнее Понятно
Cookies