Юридическая компания "ФАС Эксперт" работает в сфере оказания юридических услуг для бизнеса.

Сайт: https://fas.expert/

Офис в городе Москва.

На портале на начало внедрения работали 4 сотрудника.

Тариф облачный: CRM+

• Создали визуально понятную структуру отделов
• Выбрали телефонию "Мои звонки" и провели интеграцию с CRM
• Настроена воронка в лидах
• Воронка разбита на два направления: менеджер, юрист, бухгалтер, офис-менеджер
• В конструктор документов загружен шаблон договора и акт

• Создание воронки для лидов и настройка стадий
• Создание нескольких направлений сделок и настройка стадий
• Настройка карточек сущностей в CRM: создание пользовательских разделов и полей
• Обязательность заполнения полей в зависимости от стадий
• Настройка прав доступа в CRM
• Загрузка и настройка шаблона договора 
• Настройка и интеграция с телефонией "Мои звонки" 
• Подключение почтовых ящиков сотрудников
• Настройка роботов для автоматизации
• Обучение 

На момент начала внедрения в Битрикс24 ещё не использовался . Мы предложили приобрести коммерческий тариф "CRM+". Оптимальное решение для  использования CRM и автоматизации для небольших компаний.

Решение: создана структура компании и сотрудники разнесены по отделам, проведено обучение по работе с внутренним мессенджером, работе в живой ленте и в блоке «Задачи и проекты».

Решение: Ввиду наличия разных отделов по функциям, права пришлось настраивать индивидуально. Менеджерам и юристам поставлен запрет на удаление и импорт контактов, компаний, сделок и лидов в настройках прав доступа. Было решено дать возможность видеть, создавать и редактировать все контакты, компании, сделки и лиды.

Решение: была интегрирована телефония «Мои звонки» . Также подключены почтовые ящики сотрудников к Битрикс24.

Все входящие обращения либо создают лид, либо прикрепляются к уже существующим лидам или сделкам. Есть возможность прослушать записи разговоров, прочитать переписку по почте  непосредственно в карточке лида или сделки. Нет надобности переключаться между разными сервисами. Вся работа ведется в режиме «одного окна».

Решение: 

1.  Была создана воронка для обработки и квалификации лида со следующими статусами:
Не обработан – лид создан вручную, загружен из Excel, либо на основе интеграции с телефонией, почтой, и ждет обработки
Перевод на менеджера – на этой стадии робот конвертирует лид в сделку плюс контакт плюс компанию.
Качественный лид – клиент заинтересован в услугах компании и конвертируется в сделку
Некачественный лид – клиенту не нужно наше предложение, либо это спам, ошибся номером

 
2.  Воронка в сделках была разделена на пять направлений: менеджер, юрист, бухгалтер, сопровождение, офис-менеджер. Настроены пользовательские статусы. На каждом этапе воронки пользователь должен выполнять понятные всем, заранее согласованные действия. Например, связаться с клиентом, отправить кп, договор, закрыть на оплату,  и т.д.

Решение:
Созданы и настроены пользовательские поля: инн, регион клиента, сумма обеспечения, УФАС клиента и т.д.

Решение: сделали заполнение значимых полей обязательным для заполнения при смене статуса сделки (Причина проигрыша сделки и т.д.)

Решение: настроили роботов. 

Робот – это некий алгоритм, который выполняет одно действие в определенное время и в зависимости от условий.

Например, робот может сгенерировать КП, далее другой робот отправит письмо с КП на почту клиенту, следующий робот увидит открытие этого письма и прочтение КП клиентом и сменит статус сделки на «КП прочитано» и поставит задачу менеджеру связаться с клиентом.

Примеры роботов из данного кейса: 

уведомление ответственному при создании лида, автозадача при смене статуса обработать лид, квалифицировать лид, подготовить и отправить расчет, подписать договор и т.д., задача руководителю проверить корректность проигрыша лида или сделки, автоматическая генерация заявки, запись в историю, копирование сделки, перенос сделки в другое направление  и т.д.  

Решение: проведено очное обучение в офисе заказчика  по блокам CRM и Корпоративный портал. 

Поставленные задачи внедрения Битрикс24 выполнены, а именно:

1. Создали структуру компании – сотрудники распределены по отделам.
2. Добавили стадии в воронку Лидов и Сделок – менеджерам удобно вести клиентов.
3. Создали несколько направлений сделок - разные специалисты работают в своих воронках.
4. Настроили карточки сущностей в CRM – данные по клиентам и сделкам содержат только нужные поля, помогающие менеджеру работать с информацией
5. Настроили интеграцию с IP телефонией «Мои звонки» - все звонки фиксируются в системе, можно прослушать запись звонков.
6. Настроили права доступа в CRM – настроили права доступа для сотрудников к сущностям CRM для безопасной работы с данными клиентов и сделок.
7. Настроили роботов – виртуальные помощники помогают сотрудникам не забывать нужные дела и своевременно переводить сделки на следующую стадию.
8. Загрузили в CRM и настроили шаблон договора – документы создаются в один клик, нужная информация подтягивается в документ.
9. Провели обучение по работе в Битрикс24. Теперь пользователи смогут работать самостоятельно в системе.