
Настройки Битрикс24 для юридической компании "ФАС Эксперт"
Юридическая компания "ФАС Эксперт" работает в сфере оказания юридических услуг для бизнеса.
Сайт: https://fas.expert/
Офис в городе Москва.
На портале на начало внедрения работали 4 сотрудника.
Тариф облачный: CRM+

В апреле 2018 года к нам обратился клиент с запросом провести внедрение Битрикс24 с нуля и обучить сотрудников. Сделки велись в Excel, телефония - личные сотовые сотрудников. Специфика бизнеса предполагает работу с клиентом по одной сделке нескольких специалистов: менеджер ,юрист, бухгалтер, офис-менеджер. Поэтому было решено разделить воронку на несколько направлений по профилю специалистов: менеджер, юрист, бухгалтер, офис-менеджер
Главные запросы клиента:
1. Настроить воронку продаж для лидов и сделок.
2. Выбрать IP телефонию и интегрировать её с CRM .
3. Разделить воронку продаж на несколько направлений.
4. Настроить автоматическое копирование и перенос сделки из одного направления в другое.
5. Настроить постановку автозадач в зависимости от стадий.
6. Провести обучение.
Решение задач:
- Создали визуально понятную структуру отделов
- Выбрали телефонию "Мои звонки" и провели интеграцию с CRM
- Настроена воронка в лидах
- Воронка разбита на два направления: менеджер, юрист, бухгалтер, офис-менеджер
- В конструктор документов загружен шаблон договора и акт
Были согласованы следующие шаги для внедрения CRM:
- Создание структуры компании
- Приглашение пользователей
- Распределение сотрудников по отделам
- Создание воронки для лидов и настройка стадий
- Создание нескольких направлений сделок и настройка стадий
- Настройка карточек сущностей в CRM: создание пользовательских разделов и полей
- Обязательность заполнения полей в зависимости от стадий
- Настройка прав доступа в CRM
- Загрузка и настройка шаблона договора
- Настройка и интеграция с телефонией "Мои звонки"
- Подключение почтовых ящиков сотрудников
- Настройка роботов для автоматизации
- Обучение
Начало проекта
На момент начала внедрения в Битрикс24 ещё не использовался . Мы предложили приобрести коммерческий тариф "CRM+". Оптимальное решение для использования CRM и автоматизации для небольших компаний.
Ниже представлен список задач, которые нужно было решить:
Создать единое внутреннее инфополе для удобной коммуникации внутри компании и постановки задач
Решение: создана структура компании и сотрудники разнесены по отделам, проведено обучение по работе с внутренним мессенджером, работе в живой ленте и в блоке «Задачи и проекты».

Исключить утечку клиентской базы из CRM и дать доступ руководителям отделов контролировать своих подчиненных.
Решение: Ввиду наличия разных отделов по функциям, права пришлось настраивать индивидуально. Менеджерам и юристам поставлен запрет на удаление и импорт контактов, компаний, сделок и лидов в настройках прав доступа. Было решено дать возможность видеть, создавать и редактировать все контакты, компании, сделки и лиды.

Исключить потери всех входящих обращений как от новых клиентов, так и от постоянных.
Решение: была интегрирована телефония «Мои звонки» . Также подключены почтовые ящики сотрудников к Битрикс24.
Результат после интеграций:
Все входящие обращения либо создают лид, либо прикрепляются к уже существующим лидам или сделкам. Есть возможность прослушать записи разговоров, прочитать переписку по почте непосредственно в карточке лида или сделки. Нет надобности переключаться между разными сервисами. Вся работа ведется в режиме «одного окна».


Настроить «правильную» с точки зрения построения продаж и понятную с точки зрения логики воронку
Решение:
1. Была создана воронка для обработки и квалификации лида со следующими статусами:
Не обработан – лид создан вручную, загружен из Excel, либо на основе интеграции с телефонией, почтой, и ждет обработки
Перевод на менеджера – на этой стадии робот конвертирует лид в сделку плюс контакт плюс компанию.
Качественный лид – клиент заинтересован в услугах компании и конвертируется в сделку
Некачественный лид – клиенту не нужно наше предложение, либо это спам, ошибся номером
2. Воронка в сделках была разделена на пять направлений: менеджер, юрист, бухгалтер, сопровождение, офис-менеджер. Настроены пользовательские статусы. На каждом этапе воронки пользователь должен выполнять понятные всем, заранее согласованные действия. Например, связаться с клиентом, отправить кп, договор, закрыть на оплату, и т.д.


У вас похожие задачи?
Хотите реализовать похожий кейс с адаптацией под Ваши бизнес процессы?
Оставьте заявку в форме ниже.
Создать возможность фиксации нужной информации в карточки лида, контакта, компании и сделки с учетом специфики данного бизнеса и непосредственно этой компании. Информацию по сделке и клиенте.
Решение:
Созданы и настроены пользовательские поля: инн, регион клиента, сумма обеспечения, УФАС клиента и т.д.

Данные о сделке

Данные по заказу

Данные по заказу
Исключить возможность оставить важное поле в сделке незаполненным
Решение: сделали заполнение значимых полей обязательным для заполнения при смене статуса сделки (Причина проигрыша сделки и т.д.)

Внедрить систему автоматической постановки задач и уведомлений сотрудникам и руководству. Автоматизировать рутинные процессы.
Решение: настроили роботов.
Робот – это некий алгоритм, который выполняет одно действие в определенное время и в зависимости от условий.
Например, робот может сгенерировать КП, далее другой робот отправит письмо с КП на почту клиенту, следующий робот увидит открытие этого письма и прочтение КП клиентом и сменит статус сделки на «КП прочитано» и поставит задачу менеджеру связаться с клиентом.
Примеры роботов из данного кейса:
уведомление ответственному при создании лида, автозадача при смене статуса обработать лид, квалифицировать лид, подготовить и отправить расчет, подписать договор и т.д., задача руководителю проверить корректность проигрыша лида или сделки, автоматическая генерация заявки, запись в историю, копирование сделки, перенос сделки в другое направление и т.д.


У вас похожие задачи?
Хотите реализовать похожий кейс с адаптацией под Ваши бизнес процессы?
Оставьте заявку в форме ниже.
Обучить персонал работе в системе
Решение: проведено очное обучение в офисе заказчика по блокам CRM и Корпоративный портал.
Итоги внедрения:
Поставленные задачи внедрения Битрикс24 выполнены, а именно:
- Создали структуру компании – сотрудники распределены по отделам.
- Добавили стадии в воронку Лидов и Сделок – менеджерам удобно вести клиентов.
- Создали несколько направлений сделок - разные специалисты работают в своих воронках.
- Настроили карточки сущностей в CRM – данные по клиентам и сделкам содержат только нужные поля, помогающие менеджеру работать с информацией
- Настроили интеграцию с IP телефонией «Мои звонки» - все звонки фиксируются в системе, можно прослушать запись звонков.
- Настроили права доступа в CRM – настроили права доступа для сотрудников к сущностям CRM для безопасной работы с данными клиентов и сделок.
- Настроили роботов – виртуальные помощники помогают сотрудникам не забывать нужные дела и своевременно переводить сделки на следующую стадию.
- Загрузили в CRM и настроили шаблон договора – документы создаются в один клик, нужная информация подтягивается в документ.
- Провели обучение по работе в Битрикс24. Теперь пользователи смогут работать самостоятельно в системе.
На момент внедрения CRM на портале работало 4 сотрудника. На момент написания статьи (февраль 2021 года) - уже 18 пользователей. Начинала компания с использования тарифа "CRM+", далее перешли на тариф "Команда". Сейчас оплачен годовой тариф "Компания". Такой успех в использовании CRM связан как с правильным внедрением, грамотной организацией и контролем правильной работы в CRM со стороны руководства, так и с ростом самой компании. Которая показывает средний рост по году в 30%.
Если Вам нужно решить похожие задачи в своем бизнесе, перенести и адаптировать бизнес-процессы вашей компании в CRM, свяжитесь с нами любым удобным способом. Поможем с консультацией и оптимальным решением.
© 2020 Factern All right reserved.
ИП Гунин С.В. ОГРНИП: 315502700008730